Método
Nenhum evento se executa como foi planejado. E tudo bem.
Há uma verdade que todo produtor experiente conhece e que nenhum folheto comercial admite: não existe o evento que se executa exatamente como foi planejado. Nenhum. Em vinte e cinco anos e mais de mil e quinhentas produções, não vimos um só.
E não falamos de catástrofes. Falamos do cotidiano. O caminhão que trazia a estrutura atrasa na fronteira. O gerador que funcionou perfeito no teste tosse às seis da tarde. O palestrante principal muda sua chegada em três horas. Chove quando a previsão dizia que não. A sala medida nas plantas tem, na realidade, uma coluna que as plantas não mostravam.
Cada um desses imponderáveis é menor isoladamente. Juntos, e em cima da hora, são a diferença entre um evento que acontece e um que desaba. O verdadeiro trabalho de uma produtora não é evitar que apareçam —isso é impossível— mas estar preparada para quando aparecerem. Todos. Ao mesmo tempo. Com o relógio correndo.
Um plano não é um documento que se cumpre. É a base a partir da qual se improvisa com critério.
O plano não é o entregável. A capacidade de ajustá-lo é.
Quando um cliente contrata uma produtora, acredita que compra um plano: um cronograma, um rider técnico, uma lista de fornecedores. É o que vê, e é o que compara entre orçamentos. Mas não é o que realmente precisa.
O que precisa —mesmo que ainda não saiba— é a garantia de que, quando o plano encontrar a realidade, haja alguém que já pensou o que fazer. Um bom plano contempla sua própria ruptura. Para cada decisão crítica há uma alternativa pronta, e por trás dessa alternativa, outra. Não porque sejamos pessimistas, mas porque conhecemos o ofício.
Plano A — o que se apresenta
A produção como foi desenhada e aprovada. É a que o cliente conhece, a que consta no contrato e a que, com sorte, se executa quase inteira.
Plano B — o que quase nunca se vê
A alternativa preparada para cada ponto que pode falhar. Um segundo gerador já conectado. Um fornecedor reserva com o pedido pronto. Uma cobertura para a chuva que não exige decidir sob pressão.
Plano C — o que esperamos nunca usar
O recuo. O que se faz se o impensável acontecer mesmo assim. Tê-lo escrito não é desconfiança: é a única forma de manter a calma quando todo o resto se moveu.
O custo de preparar três planos quando quase sempre basta um é real. É tempo, é previsão, é dinheiro que o cliente não vê refletido em nada tangível. Por isso é tão fácil cortá-lo, e por isso tantas produtoras o cortam. A diferença se nota uma única vez: exatamente no dia em que faz falta.
Antecipar-se é mais barato que corrigir.
Há uma regra que governa toda produção: quanto mais tarde aparece um problema, mais caro é resolvê-lo. Uma mudança na etapa de design se resolve com uma conversa. A mesma mudança durante a montagem se resolve desmontando o feito, pagando duas vezes e negociando com o relógio.
Por isso o verdadeiro trabalho começa muito antes de a primeira luz acender. É antecipar. Percorrer o local antes que peçam. Perguntar pela cota de inundação do rio naquela época do ano. Confirmar que o fornecedor de energia tem o reforço que diz ter. Cada pergunta incômoda que fazemos na etapa de planejamento é um problema que não vamos ter que resolver, contra o relógio, na noite do evento.
E há uma parte que o cliente não deveria ver.
Aqui está, para nós, o coração do ofício. Quando um imponderável aparece —e aparece— há duas maneiras de lidar com ele.
A primeira é repassá-lo ao cliente. “Temos um problema com o gerador, o que você quer que façamos?” É cômodo para a produtora: divide a responsabilidade, cobre as costas. E é exatamente o que um cliente não precisa no dia do seu evento, quando já carrega toda a pressão de que sua convenção, seu lançamento ou sua celebração dê certo.
A segunda é resolvê-lo. Silenciosamente. Que o gerador reserva entre antes que alguém note que o primeiro falhou. Que o palestrante atrasado encontre seu lugar sem que o programa se altere à vista. Que a chuva tenha seu plano e esse plano se execute enquanto o público segue conversando, alheio a tudo.
Damos soluções. Não repassamos problemas.
Isso não significa ocultar informação importante nem tomar decisões que cabem ao cliente. Significa entender a diferença entre o que o cliente deve decidir e o que nós devemos resolver. O orçamento, a identidade, a mensagem: isso é dele, e se conversa. Que o cabo reserva esteja estendido por precaução: isso é nosso, e não é assunto de conversa. É, simplesmente, nosso trabalho.
Ao cliente e ao parceiro damos algo mais valioso que um evento sem problemas: damos a tranquilidade de não ter que saber dos que houve. Essa tranquilidade —a de saber que, aconteça o que acontecer, há alguém que já pensou nisso— é o que na verdade se contrata quando se contrata bem.
Por isso a excelência se mede pelo que nunca se viu.
Você tem um evento onde não pode haver surpresas à vista?
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